astrid yolanda

 • Definisi OA Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah : Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
 • Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasikan dg suatu prosedur tertulis, mirip SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis, mirip DSS.
• Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.
 • Orang-orang di Dalam dan di Luar Perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.

Tujuan OA masa kini 
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan masalah Kelompok. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3. Pelengkap – Bukan Pengganti. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. Pengguna OA OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, namun ada empat kategori yang pengguna OA, yaitu :
1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Model OA


 Keterangan Gambar
• Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
• Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.
• Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
• Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio

Layout OA




 Contoh Aplikasi Komputer untuk Kantor Program aplikasi komputer yang mampu mendukung otomatisasi perkantoran adalah Microsoft Office 2000, Lotus Suite, Corel WordPerfect Office 2000. Yang sangat mendukung operasi kantor maya adalah penelusur situs web di internet. Program-program itu misalnya Internet Explorer dan Netscape Navigator.


• Sistem Informasi Eksekutif adalah sistem yang diperuntukkan buat para eksekutif perusahaan ata organisasi. Pada postingan kali ini saya membahas tentang Kemampuan atau apa saja yang dapat dilakukan oleh sebuah Sistem Informasi Eksekutif.

      • FUNGSI 
 1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.
 3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha dari ketiga fungsi tersebut jelas terlihat fungsi perencanaan (planning) lah yang diperkirakan paling kritis pada tingkat eksekutif, karena perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan perencanaan juga merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

   • Tujuan dari Executive Information Sistem adalah menghasilkan target informasi yang selalu up to date untuk meningkatkan performance dari suatu perusahaan dengan memberikan perhatian khusus pada tujuan akhir dan prioritasdari perusahaan tersebut.

   • Mode EIS Contoh berserta alasan pengguna SIE pada suatu perusahaan EIS adalah perusahaan lebar DSS untuk menolong eksekutif tertinggi teliti, bandingkan, dan soroti kecenderungan pada penting variable sehingga bahwa mereka dapat memonitor kinerja dan mengidentifikasi kesempatan dan masalah. Penekanan dari EIS berada di atas peraga grafis dan mudah untuk pergunakan interface pemakaian. Mereka menawarkan laporan kuat dan dril bawah kemampuan. Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis internet, memainkan peranan penting dalam bisnis.

Model EIS

Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis, meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerjasama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kopentitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas lainnya. EIS dan penggudangan data teknologi sedang memusat pada pasar. 

Layout EIS

•  Konsep Sistem Pendukung Keputusan (SPK) / Decision Support Sistem (DSS) pertama kali diungkapkan pada awal tahun 1970-an oleh Michael S. Scott Morton dengan istilah Management Decision Sistem. 
• Sistem tersebut adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur . 
• Istilah SPK mengacu pada suatu sistem yang memanfaatkan dukungan komputer dalam proses pengambilan keputusan. Untuk memberikan pengertian yang lebih mendalam, akan diuraikan beberapa difinisi mengenai SPK yang dikembangkan oleh beberapa ahli, diantaranya oleh Man dan Watson yang memberikan definisi sebagai berikut, 
• SPK merupakan suatu sistem yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan melalui penggunaan data dan model-model keputusan untuk memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur.  Karakteristik dan Nilai Guna Karakteristik sistem pendukung keputusan adalah :
  1. Sistem Pendukung Keputusan dirancang untuk membantu pengambil keputusan dalam memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur ataupun tidak terstruktur dengan menambahkan kebijaksanaan manusia dan informasi komputerisasi.
  2. Dalam proses pengolahannya, sistem pendukung keputusan mengkombinasikan penggunaan model-model analisis dengan teknik pemasukan data konvensional serta fungsi-fungsi pencari / interogasi informasi.
  3. Sistem Pendukung Keputusan, dirancang sedemikian rupa sehingga dapat digunakan/dioperasikan dengan mudah.
  4. Sistem Pendukung Keputusan dirancang dengan menekankan pada aspek fleksibilitas serta kemampuan adaptasi yang tinggi. Dengan berbagai karakter khusus diatas, SPK dapat memberikan berbagai manfaat dan keuntungan. 
• Manfaat yang dapat diambil dari SPK adalah:
  1. SPK memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data / informasi bagi pemakainya.
  2. SPK membantu pengambil keputusan untuk memecahkan masalah terutama berbagai masalah yang sangat kompleks dan tidak terstruktur.
  3. SPK dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan.
  4. Walaupun suatu SPK, mungkin saja tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil keputusan, namun ia dapat menjadi stimulan bagi pengambil keputusan dalam memahami persoalannya, karena mampu menyajikan berbagai alternatif pemecahan. 
• Di samping berbagai keuntungan dan manfaat seperti dikemukakan diatas, SPK juga memiliki beberapa keterbatasan, diantaranya adalah  : 
  1. Ada beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat dimodelkan, sehingga model yang ada dalam sistem tidak semuanya mencerminkan persoalan sebenarnya.
  2. Kemampuan suatu SPK terbatas pada perbendaharaan pengetahuan yang dimilikinya (pengetahuan dasar serta model dasar).
  3. Proses-proses yang dapat dilakukan SPK biasanya juga tergantung pada perangkat lunak yang digunakan.
  4. SPK tidak memiliki kemampuan intuisi seperti yang dimiliki manusia. Sistem ini dirancang hanyalah untuk membantu pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya. Jadi secara dapat dikatakan bahwa SPK dapat memberikan manfaat bagi pengambil keputusan dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja terutama dalam proses pengambilan keputusan.
•  Komponen Sistem Pendukung Keputusan Sistem pendukung keputusan terdiri atas tiga komponen utama yaitu :
  1. Subsistem pengelolaan data (database).
  2. Subsistem pengelolaan model (modelbase).
  3. Subsistem pengelolaan dialog (userinterface). 
•  Tujuan DSS Perintis DSS yang lain di MIT,Peter G.W.Keen,bekerja sama dengan Scott Morton untuk mendefinisikan 3 tujuan yang harus dicapai DSS.Tujuannya adalah :
  1. Struktur Masalah,Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur.
  2. Dukungan Keputusan,mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
  3. Efektivitas Keputusan,meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya. 

 Manfaat Penggunaan Aplikasi Terapan DSS/Decision Support System dalam Bentuk Business Intelligence Dashboard;
1. Mempermudah dilakukannya analisa terhadap data master dan juga data transaksi perusahaan untuk kemudian menghasilkan berbagai laporan yang akan mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen perusahaan.
2. Memberikan tampilan yang lebih enak dilihat dan lebih professional yang disesuaikan dengan kultur serta bidang bisnis perusahaan yang menggunakan aplikasi ini.
3. Memberikan informasi terkini terhadap pergerakan angka-angka dalam perusahaan, atau bahkan bersifat real-time.

Model DSS



Contohnya dalam hal ini; adalah pergerakan angka penjualan tiket pesawat setiap harinya, atau pergerakan angka kedatangan dan keberangkatan pesawat dari seluruh bandara di Indonesia (hasil kegiatan operasional perusahaan). Model DSS Model-DSS Data dan informasi dimasukkan ke dalam database dari lingkungan perusahaan.Databse juga berisi data yang disediakan oleh SIA.Isi database digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak.

Layout DSS

•   Kelompok didefinisikan secara sederhana sebagai sekumpulan entitas yang sifat anggotanya tidak saling tergantung. 
• Struktur pengambilan keputusan kelompok didasarkan pada interaksi dan aliran komunikasi antara bermacam anggota. Dalam hal ini, komunikasi bisa dilakukan dengan cara berikut: 
•  Sifat yang penting dari suatu GDSS dapat disebutkan seperti berikut ini:
  1. GDSS adalah system yang dirancang secara khusus, bukan menyerupai konfigurasi dari komponen system yang sudah ada.
  2. GDSS dirancang dengan tujuan untuk mendukung kelompok pembuat keputusan dalam melakukan pekerjaan mereka.
  3. GDSS mudah dipelajari dan mudah digunakan.
  4. GDSS bisa bersifat “spesifik” (dirancang untuk satu jenis atau kelompok masalah) atau bisa bersifat “umum” (dirancang untuk berbagai keputusan organisasional tingkat kelompok). 
•  TEKNOLOGI GDSS Dalam model yang di buat umum ini, kelompok pembuat keputusan mempunyai akses ke base data, base model, dan software aplikasi GDSS selama waktu meeting yang menetapkan suatu keputusan. Namun demikian, komponen dasar dari segala GDSS meliputi hardware, software, orang-orang dan prosedur. Selanjutnya kita akan membahas secara lebih rinci komponen tersebut. 
•  ORANG-ORANG Komponen “people” (orang_orang) dari GDSS meliputi anggota kelompok dan “fasilitator kelompok” yang bertanggung jawab atas beroperasinya teknologi GDSS dengan baik ketika ia sedang digunakan. Peranan fasilitator bersifat luwes.
•  PROSEDUR Komponen terakhir dari GDSS adalah prosedur, yang bisa memudahkan operasi dan membuat penggunaan teknologi oleh anggota kelompok menjadi efektif. Dalam kasus yang terakhir ini, GDSS bisa dirancang agar bisa mengakomodasi teknik pembuatan keputusan kelompok spesifik, seperti teknik kelompok nominal.   

Model GDSS



Layout GDSS

• Kadangkala hanya disebut sistem cerdas adalah sistem yang memiliki kemampuan seperti kecerdasan manusia  
• Beberapa sifat sistem ini:
  ◦ Belajar atau memahami permasalahan berdasarkan pengalaman
   ◦ Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap siatusi-situasi baru ◦ Mampu menangani masalah yang kompleks (masalah semiterstruktur)
  ◦ Memecahkan permasalahan berdasarkan penalaran
   ◦ Menggunakan pengetahuan untuk menyelesaikan permasalahan 
• System pendukung ini memiliki beberapa karatristik, antara lain:
  ** Belajar atau memahami permaslahan berdasarkan pengalaman
  ** Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi-situasi baru
  ** Mampu menangani masalah yang kompleks
  ** Memecahkan permasalahan berdasarkan penalaran
  ** Menggunakan pengetahuan untuk menyelesaikan permasalahan.  
• System cerdas yang banyak dipakai dalam aplikasi bisnis adalah system pakar (expert system) yaitu system yang meniru kepakaran (keahlian) seseorang dalam bidang tertentu dalam menyelesaikan suatu permasalahan. 

Model ISS